“LAS COMPRAS DEL BAR”

Las funciones de selección de los productos del bar, su compra, recepción, almacenaje, inventario y suministro, son críticas e interrelacionadas entre si y dependen de una eficiente gerencia.

El proceso de compras, se inicia con la selección de los productos, incluyendo cervezas, vinos, licores, destilados, mezclas, condimentos  y accesorios. Seguidamente, los pedidos deben ser determinados y colocados al proveedor seleccionado. Hay que considerar que las compras están ligadas directamente al sistema de inventario, ya que los niveles de inventario que se fijen (par del inventario, o par stock), van a determinar las necesidades de compras. Los procedimientos de inventario y de suministro de los productos, se relacionan con las decisiones tomadas en la selección y compra de dichos productos.

La selección y compra de los productos dependen del tipo de bar, o de la operación que se maneja y también del objetivo del mercado que se quiere atraer. La recepción y almacenaje dependen de los espacios físicos y distancias contempladas en el  diseño y arquitectura del establecimiento. Los procedimientos de inventario y suministro, también dependen del diseño del espacio físico del bar, pero también dependen de los procedimientos de servicio y técnicas de ventas que se implementen.

La selección de productos implica tanto el tipo de producto, como la marca de los mismos. Existe una diferencia crítica entre la compra de productos para alimentos y para  la compra de las bebidas. Cuando se compran alimentos, la selección de los productos va a depender principalmente del Menú. Por ejemplo, la decisión de comprar tomate manzano, o tomate de perita, no es una decisión de compras, sino una decisión la cual es determinada por la receta estándar del Menú. El rol de las compras, se orienta hacia la selección del producto, pero el mismo debe cumplir con los estándares tanto de precio, como de calidad y luego la consideración del suplidor.

La selección de compras de las bebidas, en cambio, depende en mucho mayor grado en el objetivo de mercado fijado. En los bares y operaciones de bebidas, es el cliente quien establece la selección de productos y marcas de las bebidas. Cada bar, motivado a las expectativas de los clientes, debe llevar un rango completo de productos. Adicionalmente, el tipo de productos que puede llevar en inventario el bar, depende de las licencias y regulaciones legales para su expendio.

Las decisiones que debe tomar el gerente de un bar no implica, por lo tanto, considerar si se compra ginebra o vodka, sino cuales marcas de dichos productos se deben comprar. Ya que se ha definido la operación de bares y establecimientos de bebidas como una operación orientada hacia el cliente, la selección de los productos, en una decisión de mercadeo dirigida por los gustos y fidelidad hacia las marcas preferidas por la clientela del bar.

Cada producto y especialmente cada marca que se lleva en inventario, debe ser constantemente evaluada en términos a su contribución con la mezcla de ventas. El inventario de licores representa una inversión costosa. Cada botella de licores en el depósito, representa efectivo parado que no genera retorno en la inversión, a menos que sea servido y vendido. Ninguna operación de bares puede darse el lujo de mantener sus licores sin movimiento en el depósito. La mejor manera de evitar esto es la de escuchar a sus clientes, estar pendientes de sus ventas y mantener un efectivo control del inventario. Aquí juega el bartender un importante rol, ya que es quien tiene un contacto más directo con los clientes y sus preferencias.

La gerencia, a través del establecimiento de niveles de inventario par y de la selección de proveedores, tiene la responsabilidad de las compras en su establecimiento y por ende, tomar las siguientes decisiones: ¿Que productos comprar (incluyendo marcas)? ¿Cuanto comprar? ¿A quien comprar? ¿Cuando comprar? ¿Fechas de cosecha (para vinos)?

A través del sistema par de inventarios, las decisiones de compra se hacen muy sencillas y no tienen que ser hechas exclusivamente por la gerencia. La persona responsable por los pedidos, básicamente necesita revisar las hojas de inventario y llevar los pedidos al par usando una Orden de Compra. La Orden de Compra es un formato usada para registrar los productos comprados y para estandarizar la información de dichos productos. Este documento es la primera herramienta de control en el proceso de compras. Se debe escribir una Orden de Compra para cada pedido. Como datos mínimos, debe indicar el artículo pedido la marca, fecha, precio, unidad solicitada, cantidad y condiciones de entrega y pago. Las Órdenes de Compra deben ser archivadas con seguridad y su acceso limitado. Copia de la Orden de Compra debe usarse para una efectiva recepción de los productos. Si la persona responsable de recibir los pedidos de los proveedores, no sabe que se pidió, esto puede generar problemas de inventario de la mercancía recibida.

Las compras del bar, una importante gestión gerencial del negocio…

Artículo publicado en la revista especializada en bebidas “Sensorial Magazine”.

   Omar J. Hoyer. Cel: 0424-584.3976. e-mail: hoyero@gmail.com. Twittter: @hoyero
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