“VENTA DE SERVICIOS DE CATERING Y POST-VENTA”

El catering, se puede definir, cono el servicio de comidas y bebidas prestado a un grupo de personas, usualmente fuera del sitio habitual de su preparación y servicio,  por otra parte, en la industria hotelera, es frecuente mencionar al departamento de ventas de eventos del hotel, como departamento de catering.

Usualmente, en la estructura organizativa del hotel, se separan los esfuerzos de las ventas de bloques de habitaciones del hotel de las ventas de servicio de A&B y salones. Es conveniente hacer una diferenciación de los sectores del mercado que representan los mayores negocios de grupos de asistentes a eventos: Por una parte tenemos el mercado de convenciones de asociaciones, las cuales usualmente están ligadas a las exhibiciones y por otra parte tenemos al mercado de las corporaciones y grupos sociales, quienes tienen una preferencia definida hacia el servicio de A&B, en comparación con otros grupos.

Estos dos sectores del mercado: los grupos sociales y corporaciones, se recomienda seleccionarlos como un importante target del mercado para la venta de servicios de catering y por ende hacia dichos sectores es donde se debe concentrar los esfuerzos de ventas del departamento de catering. El área de influencia regional del establecimiento debe considerarse, para determinar el tamaño del mercado y potenciales clientes para los eventos de catering.

Estudios estadísticos han indicado que el servicio de alimentos y bebidas son de importancia clave para los eventos de grupos corporativos. Las empresas, con frecuencia organizan  reuniones de negocios de diferentes tamaños y tipos y generalmente cuentan con un equipo profesional con experiencia en la planificación de estos eventos. En cambio los grupos sociales, tienen una diversidad de tipos de reuniones como bodas, bautizos, primeras reuniones, aniversarios, pasando por graduaciones, actos de reconocimiento social y profesional, eventos de recaudación de fondos, eventos de gastronomía y vinos, deportivos, musicales, etc. Estos grupos sociales, usualmente no cuentan con organizadores de eventos de experiencia y requieren apoyo del establecimiento para el éxito de la reunión.

Toda la publicidad y estrategias promocionales del catering, deben ser dirigidas hacia un público específico y se debe reflejar el profesionalismo y creatividad de los servicios de catering que se ofrecen. Los avisos de prensa local y en publicaciones especializadas, pueden ser muy efectivos, especialmente si se ubican en las páginas de sociales y negocios. El correo directo es otra efectiva herramienta de ventas de catering: Cartas de promoción del servicio de catering, folletos, hojas volantes, menús de banquetes, pueden ser enviadas a clientes potenciales. El uso de internet y el correo electrónico a potenciales clientes seleccionados es una efectiva estrategia a seguir.

En cuanto a ventas directas, tanto externas como cuando se reciben a potenciales clientes, es importante reconocer que el cliente quiere estar seguro de que su evento se realizará  sin problemas y es obligación  del responsable del establecimiento, en convertirse en su asesor y solucionador de cualquier situación negativa que se presente. Primero, hay que establecer una relación personal positiva  con el cliente y una vez que esto se logra, se procede a determinar cuales son sus necesidades y objetivos, antes de comenzar a vender los servicios de comidas y bebidas. Al conocer que es lo más importante para el cliente, la presentación de la venta se puede enfocar en esa área. Las estadísticas han demostrado que menos del 5% son hechas a través del primer contacto, por lo que hay que hacer mucho seguimiento y esfuerzos de ventas con clientes anteriores, por lo difícil de conseguir nuevos clientes en este disputado mercado.

Se debe contar con un “Libro de Presentación” que muestre información que sea de interés al cliente y que sirva de apoyo en las ventas al personal del departamento de catering. El libro debe incluir planos e información de los salones, con medidas y capacidades de ocupación en los diferentes estilos de montajes. Igualmente, diferentes opciones de menús y montajes, fotografías de eventos anteriores, comentarios de clientes satisfechos, etc.

Siempre se debe presentar al cliente un abanico de opciones en cuanto a detalles como montaje de mesas, decoración, tipos de comidas y bebidas y nivel de servicio deseado. El cliente se debe llevar la impresión de que la presentación no es una simple rebaja de precios, sino una oferta de varias posibilidades especiales de selección.

El departamento de catering debe tener bien definido un programa de procedimientos operacionales estándar. Esto incluye: Archivo de eventos anteriores, como manejar actividades repetitivas, procedimientos de seguimiento a clientes anteriores y búsqueda de nuevos clientes, manejo de contratos y cartas de compromiso, como llenar las Ordenes de Banquetes, fechas y políticas en la reservación de salones, tarifas de alquiler y montaje de salones, políticas de depósitos y reintegros, procedimientos de crédito, facturación y garantías y otros.

Finalmente se debe hacer una evaluación del evento a través de un check list, a fines de comparar si lo realizado cumplió con lo planificado. Igualmente, a través de entrevistas personales, encuestas y tarjetas de comentarios, se puede hacer un análisis de la satisfacción del cliente, lo cual es vital para futuros negocios. Esta información se debe discutir con el equipo de planificación del evento de catering y los resultados deben ser usados en la planificación de próximos eventos.

Artículo publicado en la revista digital “Revista AyB”

   Omar J. Hoyer. Cel: 0424-584.3976. e-mail: hoyero@gmail.com. Twittter: @hoyero
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