“CONTINUANDO CON LOS PASOS PREVIOS PARA UN EVENTO SOCIAL…”

Asegurándose de contar con el espacio apropiado:

Para determinar si el espacio disponible para tener una reunión, o evento es el adecuado, es importante considerar el nivel de formalidad que se desea tener y lo que se puede lograr en dicho espacio. Por ejemplo, para una casa aunque pequeña, pero que tenga una buena terraza, o suficiente espacio de jardín, lo ideal sería planificar una parrillada, o un brunch informal, para un grupo de amigos, en vez de una cena formal. En cambio, si de dispone de amplios espacios interiores, de adecuadas proporciones, entonces sería mucho más fácil, tener una cena formal.

Si el espacio disponible para la reunión es muy limitado, es necesario adaptarse a ese ambiente. La comida de la cena puede ser servida directamente del recipiente que se usó para cocinarla y servirla estilo buffet, por ejemplo. El arreglo del espacio, para que los invitados se puedan mover con facilidad en un área reducida puede ser un dolor de cabeza. Una opción es el de organizar el espacio en pequeños grupos. Si se organiza el mobiliario, en varias y pequeñas áreas para el disfrute de grupos pequeños, puede ser muy útil para conversar y compartir. Esto también  funciona de manera excelente, si el espacio es muy grande, para que no aparente ser un área desolada y vacía.

Contar con lo básico: Es preciso determinar si se cuenta con el mobiliario y elementos de mesa y cocina, para el número de invitados que se van a recibir y atender. La posibilidad de solicitar a un profesional en planificación de eventos, es válida si la reunión se va a realizar tanto en el hogar, como en un salón de recepciones. Las agencias de festejo, son una fuente de suministro de todas las necesidades básicas de elementos que se se requieran para el éxito de la reunión, desde sillas y mesas, mantelería, vajilla, cristalería, cubertería, accesorios y pueden asesorar en cuanto a las necesidades de decoración.

Si se está planificando una cena. un cocktail, una celebración del triunfo del equipo favorito de su marido y sus amigos, tiene que tener en mente principalmente, la comodidad de sus invitados. Si lo que desea, es una cena elegante, con todos los invitados sentados, necesitará una mesa de buen tamaño, o por el contrario, irse a la opción de mesas pequeñas, ubicadas alrededor del salón. Para muchas anfitrionas y anfitriones la recomendación es esta última opción para servir la cena; ya que se crea un ambiente mucho más íntimo, e incita a la conformación de grupos más relajados y conversaciones más amenas.

La lista de invitados: Una vez determinados el número de invitados, que puedan ubicarse con comodidad en el espacio disponible para la reunión y según al tipo de evento que va a celebrar, entonces se puede preparar la “Lista de Invitados” y asegurarse si se va a necesitar ayuda para servir la comida y contratar el servicio de mesoneros y/o auxiliares de cocina.

Para reuniones informales y gracias a la ayuda de los equipos modernos de cocina, usualmente no es difícil preparar distintos tipos de comidas para grupos, sin embargo, a pesar de que no existen reglas estrictas para el número máximo de invitados, quienes pueden ser servidos con comodidad por la anfitriona o anfitrión, se puede sugerir un máximo de ocho invitados, a quienes se les puede servir personalmente. Una cosa es preparar las comidas para grupos y otra es servirles a una cantidad de personas ubicadas en mesas esperando por usted. Si desea un servicio más rápido y eficiente, entonces cambie al servicio de estilo de buffet, o busque a alguien que le ayude a servir y a atender a sus invitados. Mientras más invitados, mayor ayuda se va a requerir; tenga en mente que el servicio puede involucrar las bebidas, el hielo, pasapalos, las comidas, recoger la mesa, etc.

La mezcla de invitados: Mucho del éxito de una reunión tiene que ver con la habilidad de la anfitriona o anfitrión en saber  “mezclar” bien a sus invitados. Los criterios principales a considerar son:

  • Que los invitados pudieran tener intereses comunes.
  • Que dentro de sus invitados existan personas quienes disfutan compartir y les guste la compañía de otros, así no les sean conocidos, o sean tímidos. Esto le quita una carga a los anfitriones.
  • Al sentar a sus invitados, evite sentar juntos a dos personas quienes pudieran tener criterios totalmente opuestos sobre temas controversiales.
  • Las buenas reuniones no tienen que ser exclusivas para parejas de casados, también invite a personas solteras, hombres y mujeres, quienes pueden asistir con una pareja, o por su cuenta y pueden contribuir a hacer la reunión más amenas.

Tome en cuenta los pasos previos para un evento social y ello contribuirá al éxito de su reunión…

Prof. Omar J. Hoyer. Cel: 0424-584.3976. e-mail:hoyero@gmail.com. Twitter: @hoyero
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