DIPLOMADO “GERENCIA Y SERVICIO DE CONVENCIONES Y EVENTOS”

I.- INTRODUCCIÓN:                                           

El desarrollo de la estructura hotelera en el país, así como el crecimiento del sector de eventos y reuniones empresariales y sociales, en los últimos años, ha creado la necesidad de capacitar un recurso humano, a nivel profesional, a fines de administrar eficientemente, el complejo mundo de las convenciones y eventos.

Igualmente, las diferentes universidades, e institutos universitarios del país, conscientes en la necesidad de desarrollar los recursos humanos existentes en las diferentes regiones, han implementado una serie de programas paralelos a sus actividades académicas normales, con el fin de brindar “soluciones prácticas” a las necesidades de entrenamiento y perfeccionamiento profesional, que se requieren en las diferentes áreas de especialización académica.

El negocio de convenciones, reuniones y eventos, tiene un considerable valor en la industria de la hospitalidad, ya que representa un importante peso en los ingresos para un establecimiento hotelero.  Las reuniones de grupos, dada la diversidad de sus características y número de asistentes, son un atractivo negocio para hoteles de diferentes tipos y tamaños. Ayudan a mejorar la ocupación en períodos bajos y adicionalmente, son una excelente fuente de negocios potenciales futuros para el hotel.

Sin embargo, no hace muchos años, eran contados los hoteles que disponían de instalaciones adecuadas para el manejo de convenciones y eventos y su ubicación se limitaba a las principales ciudades del país como Caracas, Maracaibo Valencia y algunos puntos turísticos, como la Isla de Margarita. No obstante, sus instalaciones se limitaban a grandes salones, diseñados para eventos sociales. La iluminación era más apropiada para bailes y banquetes, que para reuniones. Los salones de reuniones eran contados y diseminados en diferentes áreas del hotel. La disponibilidad de equipos audiovisuales era mínima y prácticamente no se hacían contratos entre los planificadores de eventos y el hotel.

Pocos hoteles tenían un departamento de convenciones y eventos para brindar asistencia en la planificación de eventos o para buscar negocios de convenciones y eventos para el hotel. El cargo de Gerente de Convenciones, no era algo común y no existía una organización interna para cubrir las necesidades y requerimientos de los clientes. La mayoría de los eventos eran manejados por el departamento de ventas, quienes tramitaban solicitudes esporádicas de negocios de planificadores de reuniones con poca experiencia profesional, en esta compleja área de la hotelería, tales como secretarias o asistentes administrativos. La mayoría de los eventos eran de reuniones de negocios, o convenciones y eventos de tamaño pequeño.

Actualmente, el negocio de las convenciones y eventos ha cambiado drásticamente. No solo en número de eventos, sino también en sus diferentes tamaños y niveles de complejidad. La planificación de las convenciones y eventos debe estar en manos de planificadores de eventos profesionales, quienes tengan la capacitación, experiencia necesaria y conocimiento del negocio, y sus requerimientos deben ser cada vez  más exigentes y esto tiene un gran peso en la selección del hotel en donde realizan sus reuniones.

Igualmente, la competencia por captar el lucrativo negocio de las convenciones y eventos, ha crecido de manera importante. La aparición de nuevos establecimientos hoteleros, así como centros de convenciones y eventos,  establecimientos de festejos y reuniones sociales y restaurantes con las instalaciones adecuadas para los diferentes tipos de reuniones y eventos. Esta creciente variedad de opciones, le ha permitido a los planificadores de estas reuniones, contar con diferentes alternativas de selección del sitio donde se va a realizar la convención.

Por estas razones, el perfeccionamiento profesional de los responsables de estas actividades, tanto a nivel gerencial, como de ventas, operativo y administrativo y en especial la optimización de los servicios prestados a los clientes, es de vital importancia, sin lugar a dudas, para el profesional hotelero del área de convenciones y eventos.

El Gerente de Convenciones debe tener completo conocimiento sobre las características de la industria de convenciones y eventos y eventos de hoy, el alcance de su mercado, así como de sus tendencias. Igualmente sus conocimientos de mercadeo son un requisito básico para su gestión. Una de sus principales responsabilidades es la organización de su estructura interna de ventas, de manera de poder alcanzar, e incluso superar, las expectativas de los diferentes sectores del mercado del negocio de convenciones y eventos. Su equipo de ventas debe tener pleno conocimiento de cómo gestionar efectivamente las ventas, a cada uno de dichos sectores, a través de estrategias específicas de ventas y el uso de publicidad para el planificador de eventos y convenciones. El manejo de las negociaciones y contratos, es otra de las gestiones claves, en las responsabilidades del personal del departamento de convenciones y eventos de un hotel.

El éxito o fracaso de una convención, tiene que ver mucho con la calidad del servicio que se le presta al cliente y el personal involucrado en esta área tiene que estar consciente de su importancia. Igualmente, los procedimientos de reservaciones y asignaciones de habitaciones, así como el manejo de las operaciones de registro y salida de los participantes del evento, exigen una gestión eficiente, por parte del equipo del departamento de convenciones y eventos.

El Gerente de Convenciones requiere preparar a su equipo para planificar, de una manera efectiva una convención, donde la comunicación, tanto con el planificador del evento, como con su personal, representa la mejor herramienta par cumplir con los requerimientos de los clientes.

Los salones para convenciones y eventos son fundamentales para el buen desempeño y éxito de las reuniones. Los tipos de salones, sus montajes, ubicación, mobiliario y equipos, forman parte importante de la visión general, que el planificador de la convención y eventos, toma en consideración para seleccionar el sitio de su reunión.

Otro de los aspectos más importantes que el Gerente de Convenciones debe dominar, es el de servicio de alimentos y bebidas, esto tiene relevancia especial para sectores específicos del mercado como las corporaciones y los eventos sociales.

El desarrollo de la tecnología a nivel de comunicaciones y presentaciones audiovisuales, ponen a disposición del Gerente de Convenciones una variedad de equipos, el cual debe seleccionar para cumplir con los requerimientos de los diferentes tipos de eventos, tanto de  corporaciones, como de asociaciones y otros grupos de reuniones. Mientras el hotel esté adecuadamente equipado, o tenga acceso a estos instrumentos tecnológicos, mayores serán las posibilidades para conseguir negocios repetitivos de estos importantes sectores del mercado.

Los sistemas y procedimientos de admisión y otros aspectos como seguridad y atención a los acompañantes de las asistentes a los eventos, tienen que ser manejados de manera eficiente por el equipo de convenciones y eventos del hotel, de manera de poder ofrecer un servicio de calidad en todos los ámbitos de la reunión.

Las exhibiciones y exposiciones, por si mismas y en conjunción con convenciones y otros eventos, representan uno de los principales atractivos del negocio. Son importantes para los planificadores de los eventos, ya que contribuyen a incrementar la asistencia de los participantes y además son una de las más importantes fuentes de ingresos para las asociaciones. Igualmente, son clave para proveedores, quienes contribuyen con sus recursos de promoción de sus productos y servicios tanto para los organizadores de los eventos, como para el hotel.

Finalmente, la gerencia de convenciones debe contar con eficientes sistemas para el manejo de la diversidad de cuentas, facturación y cobranzas que genera este tipo de actividad de grupos. Igualmente, debe estar en capacidad de analizar cada experiencia de eventos realizados en el hotel, para que sirva de marco de referencia, para futuros eventos.

Según lo expuesto anteriormente, se puede claramente apreciar la necesidad imperante, de contar con una herramienta didáctica, que debe ser enfocada hacia los aspectos prácticos de la gestión de gerencia de convenciones y eventos. Este programa de entrenamiento debe contribuir de manera determinante, en la optimización de los conocimientos profesionales que requiere el Gerente de Convenciones, para realizar una exitosa gestión. Igualmente debe proporcionar  a los responsables de los establecimientos, con el necesario material de consulta y referencia, de manera de llenar el déficit existente en el país de literatura especializada en la gestión de eventos y reuniones de grupos.  La necesidad de proveer fuentes de conocimiento en esta profesión específica y de su aplicación práctica, se puede apreciar de manera concreta, por la insuficiencia de programas de entrenamiento específico en esta área, en la mayoría de las instituciones universitarias nacionales.

Las aplicaciones prácticas de este programa de gerencia también están orientadas hacia el sector del mercado que utiliza los servicios de convenciones y eventos como clientes. Una vez, que el planificador de convenciones y eventos, conozca las áreas intrínsecas de la operación hotelera y de centros de convenciones, para la planificación, organización, ejecución y control de estas actividades de reuniones de diferentes tamaños y tipos, estará en una posición muy ventajosa para poder tomar la mejor decisión de la selección del sitio del evento y si el establecimiento hotelero está en capacidad de cubrir sus expectativas en cuanto a la convención, o evento bajo su responsabilidad. Igualmente, si el planificador de convenciones y eventos, conoce las estrategias de mercadeo y ventas que usan los hoteles, estará en una posición ventajosa a la hora de negociar las condiciones y contratos y cartas de compromiso que se requieren para estas reuniones. Por estas razones, el perfil del usuario de esta herramienta académica incluye, al amplio sector del mercado conformado por los ejecutivos responsables por la planificación y organización de eventos y reuniones de los diferentes grupos como asociaciones, corporaciones y otros grupos sociales, quienes tienen igualmente la necesidad de contar con una herramienta didáctica de capacitación profesional, para optimizar su desempeño en el complejo mundo de convenciones y eventos.

II.- OBJETIVOS:

El Diplomado de “Gerencia y Servicio de Convenciones y Eventos”, ofrecido por el “Instituto de Gerencia y Estrategia del Zulia. IGEZ”, ofrece una solución práctica y una respuesta profesional a la demanda no satisfecha existente en el mercado para los profesionales del área de convenciones y eventos. Tomando en consideración la definición del programa como: “Un producto académico dinámico y flexible, de servicio a la comunidad, no conducente a título ni grado académico y el cual está diseñado para la formación de recursos humanos en la profundización y actualización de conocimientos prácticos en diferentes áreas profesionales y desarrollado para satisfacer las necesidades específicas en el entorno de la institución”, entonces se pueden fijar los siguientes objetivos para el programa de “Gerencia y Servicio de Convenciones y Eventos”:

  •  Proporcionar una introducción actualizada a aquellos profesionales interesados en desarrollar una carrera gerencial en el área convenciones y eventos.
  •   Reforzar los conocimientos y proveer nuevas  perspectivas a aquellos profesionales los cuales actualmente manejan y contratan operaciones de convenciones y eventos.
  • Proveer fuentes de información y de consulta útiles en programas de entrenamientos de convenciones y eventos.
  • Fomentar el desarrollo económico, del turismo y de la gastronomía local y regional, a través del perfeccionamiento profesional de los participantes.

III.- MERCADO POTENCIAL:

El programa está dirigido a: Gerentes de establecimientos hoteleros, gerentes de ventas y de convenciones, propietarios de hoteles, gerentes de alimentos y bebidas, personal administrativo y de ventas de banquetes y eventos, gerentes de recepción, contralores,  chefs de cocina del área de banquetes, personal responsable de la gestión de compras, gerentes de salas de festejos y eventos especiales de catering, gerentes de restaurantes y establecimientos con salones para eventos, egresados y estudiantes de academias e institutos de formación de chefs, egresados y estudiantes de las carreras de hotelería y turismo, ejecutivos y empleados de instituciones gubernamentales relacionadas con el turismo, profesores e instructores de las escuelas de hotelería y turismo y academias e institutos de gastronomía, profesionales, proveedores  y relacionados con las áreas de hotelería en general. Directivos y personal ejecutivo y administrativo de asociaciones, corporaciones y otros grupos quienes planifican convenciones y eventos.

IV.- OFERTA:

El Diplomado de “Gerencia y Servicio de Convenciones y Eventos”, ofrece a los participantes:

  •  Información didáctica actualizada, presentaciones en power point en todos los talleres, material de apoyo impreso y en formato digital, ejercicios de selección múltiple y desarrollo cortos, casos de estudio.
  •  Especialistas de comprobada calidad en el área docente.
  • Adecuada infraestructura para las gestiones del programa de entrenamiento.
  • Proyecto práctico grupal de planificación y gestión de convenciones
  •  Certificados a los participantes avalados por el IGEZ

V.- IMPLEMENTACION DEL CURSO DE ESTUDIO:

  • Un total de 100 (Cien) horas académicas presenciales, con dedicación exclusiva.
  • Invitación de expertos y conferencistas en las áreas de convenciones y eventos.
  • Planificación de eventos con casos prácticos

VI.- REQUERIMIENTOS:

  • El Programa se diseñó para un mínimo de ____  participantes.
  •  Se exigirá un mínimo de ____  puntos, según los términos de evaluación fijados para el programa.
  • Se exigirá un porcentaje de asistencia equivalente al ___ % para la aprobación del Programa.

VII.- DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROGRAMA:

MODULO I: INTRODUCCION A LA GERENCIA DE CONVENCIONES Y EVENTOS:

Talleres                                                                                                             Horas

1.- Introducción a la Gerencia de Convenciones y Eventos                            6

2.- Desarrollo de un Plan de Mercadeo para Convenciones y Eventos        6

3.- Organización de las Ventas para Convenciones y Eventos                      4

Total  Horas Módulo I                                                                                         16

MODULO II: LA GESTION DE VENTAS AL MERCADO DE CONVENCIONES Y EVENTOS:

Talleres                                                                                                  Horas

4.- Ventas al Mercado de Asociaciones                                                   6

5.- Ventas al Mercado de Corporaciones                                                 6

6.- Ventas a Otros Grupos de Reuniones                                                5

Total Horas Módulo II                                                                              17

MODULO III: ESTRATEGIAS DE VENTAS DE CONVENCIONES Y EVENTOS:

Talleres                                                                                                               Horas

7.- Estrategias de Ventas al Mercado de Eventos                                             6

8.- Publicidad para el Planificador de Convenciones y Eventos                   6

9.- Negociaciones y Contratos                                                                             5

Total Horas Módulo III                                                                                       17

MODULO IV: SERVICIO DE CONVENCIONES Y EVENTOS:

Talleres                                                                                                         Horas

10.- La Función del Servicio                                                                           5

11.- Las Habitaciones                                                                                      6

12.- La Preparación para el Evento                                                              5

Total Horas Módulo IV                                                                                16

MODULO V: EL MANEJO DEL EVENTO:

Talleres                                                                                                     Horas

13.- Tipos de Salones y Montaje                                                                 6

14.- Servicio de Alimentos y Bebidas                                                        6

15.- Requerimientos Audiovisuales                                                           6

Total Horas Módulo V                                                                               18

MODULO VI: ASPECTOS COMPLEMENTARIOS:

Talleres                                                                                                   Horas

16.- Sistemas de Admisión y Otros Servicios                                         5

17.- Exhibiciones y Exposiciones                                                             6

18.- Facturación y Evaluación Posterior                                                5

Total Horas Módulo VI                                                                           16

RESUMEN DE HORAS POR MODULO:

Módulo I: Introducción a la Gerencia de Convenciones  y Eventos                             16

Módulo II: La Gestión de Ventas al Mercado de Convenciones y Eventos                 17

Módulo III: Estrategias de Ventas de Convenciones y Eventos                                   17

Módulo IV: Servicio de Convenciones y Eventos                                                           16

Módulo V: El Manejo del Evento                                                                                      18

Módulo VI: Aspectos Complementarios                                                                         16

Total Horas                                                                                                               100

VIII.- PERFIL DEL EGRESADO:

El egresado del Diplomado “Gerencia y Servicio de Convenciones y Eventos” podrá tener la capacidad de:

  •  Administrar eficientemente los recursos de un hotel de convenciones y eventos, o centro de convenciones, empresas de festejos, restaurantes son salones para eventos, y otros establecimientos relacionados, para alcanzar las metas fijadas.
  •  Actualizar sus conocimientos en las diferentes gestiones de la gerencia y servicio de convenciones y eventos
  • Reconocer la importancia de la calidad del servicio, en las gestiones inherentes a su cargo.
  • Aplicar los conocimientos adquiridos, en forma práctica, en el establecimiento hotelero, centro de convenciones, o empresa relacionada en  la cual labora.
  • Obtener posibilidades profesionales en el área de convenciones y eventos.
  • Conocer en detalle las actividades de planificación, organización, ejecución y control de convenciones y eventos, a fines de seleccionar el sitio más conveniente a su organización y estar en capacidad de negociar con mayor efectividad con los representantes de los hoteles, en su carácter de planificador  de convenciones, reuniones y eventos.

NOTAS:

  • Dos sesiones semanales de 6 horas académicas cada una los días Lunes y Martes de 3:00 p.m. a 8:15 pm
  • Fecha de inicio: Lunes 05 de Noviembre 2.012
  • Información: “Insitituto de Gerencia y Estrategia del Zulia IGEZ”. Av. 11 con Calle 84. Sector Veritas. Edif. IGEZ. Maracaibo. Edo. Zulia. Teléfonos: 0261-798.6886. e-mail: gerente.mercadeo@igez.edu.ve. Página Web: www.igez.edu.ve
Omar J. Hoyer. Cel: 0424-584.3976. e-mail: hoyero@gmail.com. Twitter: @hoyero
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