El negocio del bar es una actividad compleja, ya que incluye actividades de producción, servicio y ventas directas a los clientes, e igualmente problemas relacionados con el personal del bar. A pesar de ser considerado como un negocio con un alto potencial de ganancias, también es importante tener claro que el negocio del bar tiene altas posibilidades de pérdidas tanto de productos, como de ingresos, sino se cuenta con los controles adecuados y requeridos para una efectiva gestión gerencial del control de las operaciones del negocio.
El Curso, a través de la tecnología de la educación a distancia o e-learning, permite llevar un control “diario” de los productos, inventarios, costos, ventas, ingresos, e incluso del rendimiento de los bartenders, a través de la implementación de procedimientos y puntos de control explicados con el paso a paso de qué hacer y de cómo hacerlo. Nuestro Curso está está estructurado en tres Secciones y 26 Lecciones con información de alto nivel académica. Incluye videos, audio, textos, imágenes, gráficos, diagramas de flujo, formatos estándar de control con procedimientos y otros.
El Curso “Consultoría y Controles del Bar” está dirigido a: Gerentes de Bares y Restaurantes. Gerentes de Hoteles. Gerentes de Alimentos y Bebidas. Jefes de Barra. Bartenders. Profesores de Academias de Bartenders. Estudiantes de Mixología. Contralores y Administradores de Bares, Hoteles y Restaurantes. Consultores de Alimentos y Bebidas y Personal Relacionado con la Venta y Servicio de Bebidas Alcohólicas.
- El Curso presenta dos opciones a los bartenders para su formación y mejoramiento profesional ,que le pueden abrir nuevas oportunidades en este muy competido mundo laboral. La situación crítica del sector motivado a la pandemia, crea las condiciones óptimas para la capacitación de quienes quieren surgir dentro del medio profesional de las ventas y servicio de bebidas alcohólicas. Este es el momento ideal para capacitarse y aprovechar todo el conocimiento que brinda esta extraordinaria herramienta pedagógica y que seguramente será de gran ayuda en los procesos de selección de personal en establecimiento de bebidas tanto en nuestro país, como en el exterior. Nuestro Curso presenta dos opciones profesionales para bartenders:
Capacitar al empleado del bar, seleccionado por la gerencia, para convertirse en un “Contralor Interno”, de la empresa, que le permita implementar procedimientos operacionales de control, en todas las áreas claves del negocio y asegurarse de su fiel cumplimiento a través de una efectiva supervisión del personal del bar, de manera de lograr la mayor eficiencia operativa y satisfacción de los clientes del establecimiento. - Dar la oportunidad a un bartender de capacitarse adecuadamente en todas las áreas de control relacionadas con una estricta y eficiente operación del bar, de manera de prestar de una manera efectiva, sus servicios profesionales como “Consultor Externo” del bar, atendiendo las solicitudes de asesoría de sus potenciales clientes y brindándoles soluciones adecuadas y prácticas a los problemas y asuntos que se le planteen.
A continuación les presentamos un resumen de cada una de las Lecciones del Curso, de manera que los participantes interesados tengan información adecuada de su contenido. La presentación incluye el Título de la Sección y de cada Lección, la sección de texto y un grupo de imégenes relacionadas. Nuestro Curso OnLine “Consultoría y Controles del Bar”, está avalado por la “D.O.C. Ron de Venezuela”. Para ver el video “Revisión de Productos, Equipos y Utensilios del Bar”, favor ir al Link https://youtu.be/lutajSJgeHs
Sección I Aspectos Preliminares: Lección 1 “Introducción a la Consultoría de A&B”
Esta es una lección netamente introductoria, donde se hace énfasis en la definición de lo que representa una “Consultoría de Alimentos y Bebidas”, lo cual incluye por supuesto, la consultoría del bar. También se explica el perfil del consultor del bar, resaltando su nivel académico, experiencia laboral requerida y los rasgos de su personalidad, incluyendo la importancia de los aspectos comunicacionales con el cliente.
Igualmente, se resalta la importancia de la planificación de su trabajo, incluyendo los planes de acción y estrategias a seguir para alcanzar las metas y objetivos que se fijen.
Adicionalmente, se enfatiza de manera importante el “Cronograma de Actividades”, una valiosa herramienta de planificación del consultor, donde se incluyen las tareas, sub-tareas, el personal responsable de su ejecución y las fechas de cumplimiento acordadas en la consultoría.
Otro punto importante que se incluye es el de las reuniones periódicas con el personal clave del establecimiento para mantener activos los niveles adecuados de comunicación y reforzar el trabajo en equipo.
En la información contenida en la Lección podrá encontrar: La introducción. El video descriptivo de 15:19 minutos. Las Secciones: Introducción a la Consultoría Y Controles del Bar. El Consultor del Bar. El Cronograma de Actividades. Formato modelo del “Cronograma de Actividades”, Carrusel de imágenes de “Sistemas de Control del Bar” y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección I Aspectos Preliminares: Lección 2 “Revisión Descripciones de Cargo y Organigrama del Bar”
La adecuada organización del personal del establecimiento de bebidas, va a contribuir de manera efectiva al alcance y cumplimiento de las metas que establezca la gerencia del bar. Las “Descripciones de Cargo” deben cumplir con el mínimo de requisitos necesarios para alcanzar una buena gestión de gerencia de RRHH y que el personal del bar esté consciente de las implicaciones de esta importante herramienta de gerencia, en el cumplimiento de las responsabilidades en sus funciones laborales.
El “Organigrama”, debe mostrar la correcta ubicación jerárquica del personal, tomando en cuenta los siguientes factores: Ubicación del cargo dentro de la estructura jerárquica del departamento y de la organización en general.
Igualmente, el “Organigrama” debe mostrar la interrelación del cargo del empleado con los demás cargos del personal del bar y de la empresa. Esto permite la definición eficiente de las líneas de mando y de los canales de comunicación apropiados.
La información contenida en la Lección incluye: Revisión de las Descripciones de Cargo y Organigrama del Bar. Descripciones de Cargo. El Organigrama del Bar. Conclusiones y Recomendaciones. Muestra de Descripción de Cargo de Bartender. Carrusel de Imágenes Organigramas del Bar. y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección I Aspectos Preliminares: Lección 3 “Evaluación Diseño y Funcionabilidad del Bar”
El consultor debe realizar inicialmente una inspección de las áreas básicas del bar: La Barra (Front Bar). La Parte Inferior de la Barra (Underbar) y la Parte Trasera del Bar (Backbar). El objetivo es el de elaborar un “Plano de Piso”, que incluya los equipos, mobiliario, espacios y áreas de trabajo con sus respectivas medidas. El plano le permitirá al consultor obtener información sobre el adecuado diseño del bar, en relación a la eficiencia del trabajo del bartender.
El concepto de “Estaciones de Trabajo”, debe ser revisado bajo la perspectiva del “Menú del Bar”, o sea qué tipos de tragos se van a preparar y en qué cantidad en un turno determinado.
Este concepto, busca que el bartender tenga todo lo que necesita para la preparación de los tragos al alcance de sus manos y todo el inventario de productos, cristalería, utensilios y accesorios, deben suplirse de una manera planificada y organizada en el área de trabajo del bartender, según las estimaciones de ventas del turno. Igualmente importante es la preparación de los “Checklists” (Lista de Apertura y Lista de Cierre de Turno).
La información contenida en la Lección incluye: Inspección de las Instalaciones Básicas de las áreas del Bar. Las Cajas de Imágenes “El Underbar” y “La batería” y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección I Aspectos Preliminares: Lección 4 “Análisis de los Procedimientos Operacionales y de Control del Bar”
Antes de implementar cualquier tipo de cambio relacionado con la parte operativa y de controles del bar, es necesario recopilar información a fines de determinar qué es lo que se está haciendo y como se está haciendo actualmente en el bar, a nivel de procedimientos operacionales y de control. Las preguntas deben ser previamente estudiadas y planificadas. Es importante tomar nota de los puntos que el gerente del bar considere como los más críticos y prioritarios, tales como cuáles son las áreas de control que se considere necesitan reforzarse, e implementarse de una manera más eficiente y donde se considere que existen fallas relacionadas con los procedimientos operacionales. Igualmente se debe determinar cuáles son los procedimientos, tanto operacionales como de control, que pudieran optimizarse ya que se pueden presentar problemas de tipo recurrente en dichas áreas. Esta información va a dar una percepción de que es lo que se está haciendo en el bar de manera general, o global.
El siguiente paso es el de realizar entrevistas orientadas a obtener los detalles de los procedimientos operacionales y de control actuales con el personal supervisorio del bar, ubicado en los cargos claves de la operación de bebidas, incluyendo al responsable del depósito de los licores. Igualmente, se recomienda entrevistar al personal de administración responsable de supervisar las operaciones de control del bar. En caso de que el bar tenga un auditor interno, se debe incluir en las entrevistas destinadas a recopilar información. Las listas de revisión previa (Checklist) tanto de apertura, como de cierre de turno, deben incluirse en el proceso de revisión.
La información contenida en la Lección incluye: Un listado de recomendaciones del tipo de información a buscar y las “Cajas de Imágenes: “Par Stock” y “Reuniones Pre Apertura” y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección I Aspectos Preliminares: Lección 5 “Entrevistas al Personal del Bar”
El objetivo de la Lección 5 es la de proporcionar la información que se requiere para la selección del mejor candidato para el cargo seleccionado, dentro de un grupo de varios candidatos, siguiendo los procedimientos recomendados por la gerencia de RRHH. La planificación es la clave para realizar la entrevista. Se debe contar con la Descripción del Cargo, al cual es aspirante el potencial empleado y se recomienda una entrevista inicial con un especialista del departamento de RRHH, donde se le suministra información sobre las características y perfil del cargo, así como las políticas de la empresa relacionadas con el cargo.
Es muy importante planificar otra entrevista, a ser realizada por el supervisor directo en el cargo del nuevo empleado. En esta entrevista el supervisor debe hacer las preguntas más adecuadas según su conocimiento y experiencia de los detalles del cargo, para confirmar las aptitudes y conocimiento del cargo del aspirante y la actitud y rasgos de personalidad relacionados con el cargo.
Otro de los pasos claves en este proceso es el de las “Pruebas de Selección”, donde el supervisor le da instrucciones al candidato para realizar una prueba práctica que puede ir desde una simple operación matemática, hasta una prueba en el bar preparando un cocktail según la receta estándar.
La información contenida en la Lección incluye: Recomendaciones de procedimientos de entrevistas. Cajas de Imágenes: “Solicitudes de Empleo” y “Pruebas de Selección” y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección I Aspectos Preliminares: Lección 6 “Revisión y Análisis del Histórico de Ventas”
La selección de los productos del bar, tomando como base los gustos de los clientes y sus bebidas favoritas, es un factor determinante al revisar y analizar los registros de ventas del establecimiento de bebidas, de manera de conocer cuáles son las ventas de los productos que son preferencia de los clientes del bar, su existencia óptima en los niveles de inventario de licores del bar, los productos sin movimiento y aquellos que son pedidos por los clientes pero presentan fallas en el inventario del bar. Es importante tener una serie de preguntas relacionadas con los movimientos de los productos del bar. Esta información es la base para el desarrollo del “Menú del Bar” y una de las claves más importantes para el éxito de la operación de bebidas.
El menú del bar se desarrolla a través del concepto del “Par Stock” de cada uno de los licores del inventario de los productos y básicamente implica, el nivel óptimo de inventario de licores a mantener en existencia en el bar, para evitar fallas en los pedidos de los clientes y que no represente un costo financiero no deseado para la empresa.
La información contenida en la Lección incluye: Revisión y Análisis del Histórico de Ventas. Las Cajas de Imágenes: “La Selección de los Productos” y “Capacitación del Bartender”y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección I Aspectos Preliminares: Lección 7 “Definición del Menú del Bar”
El “Menú del Bar” debe tomar en consideración cuáles son los productos que piden con frecuencia los clientes, así como cuáles son las tendencias del mercado entre la variedad y combinación entre tragos clásicos, tragos populares y tragos de autor propios del establecimiento.
La definición del menú del bar, fija la estrategia a seguir para alcanzar uno de los objetivos primarios del negocio de las bebidas: La identificación de cuáles son los tragos favoritos de los clientes repetitivos del bar y de cuáles son los tragos que marcan las tendencias de consumo en establecimientos similares. Esta información sirve de base para la estimación de los niveles de inventario del depósito y el par stock del bar.
Igualmente, incide en las actividades de pre apertura de turno del bartender, para la preparación de los productos, insumos, equipos y accesorios que van a requerir en el turno.
La información contenida en la Lección incluye: Definición del Menú del Bar. Diferencias entre el Menú y la Carta. La Clientela del Bar. Las Tendencias del Mercado. Cómo Mantener un Nivel Óptimo del Menú del Bar. Carrusel de Imágenes de Coctelería en Base a Ron. Las Cajas de Imágenes: “Los Clientes del Bar” y “El Histórico de Ventas” y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección I Aspectos Preliminares: Lección 8 “Análisis de la Competencia”
Una de las preguntas que siempre debe formularse el gerente de un bar es: Por qué los clientes van a otros bares y no vienen aquí?. También pudiera preguntarse: Cuál es la razón que mis clientes siempre regresan a mi bar y no van a los de la competencia? El gerente debe planificar visitas periódicas a otros establecimientos similares, para determinar sus fortalezas y debilidades y mantenerse actualizado en que es lo que están haciendo los demás negocios de bebidas de la competencia para atraer a la clientela.
La información contenida en la Lección incluye: Análisis de la Competencia. Recopilación de Datos de Establecimientos Similares al Bar. Las Cajas de Imágenes: “El Bar de la Competencia” y “El Bar, un Negocio muy Competido” y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección I Aspectos Preliminares: Lección 9 “Revisión de los Productos, Equipos y Accesorios del Bar”
El proceso de planificación, tiene una incidencia directa en los resultados de la operación del bar, de manera de alcanzar, e incluso superar las expectativas de los clientes. Si se tiene un estimado de cuantos tipos de tragos se van a preparar durante un determinado turno, incluyendo los tipos de licores y sus marcas, ya implica un gran paso hacia una efectiva planificación de la producción del bar. La “Organización” y la “Coordinación”, implican el montaje de las estaciones de trabajo, la preparación previa de los productos, agentes modificantes, decoraciones, utensilios y equipos y la distribución del trabajo del personal del bar, según lo establecido en las descripciones de cargo.
El control de los costos, ingresos y ganancias, así como los informes del porcentaje del rendimiento del turno, e incluso del bartender, es el último paso que se logra a través de una efectiva gerencia del bar.
La información contenida en la Lección incluye: Revisión de los Productos, Equipos y Utensilios del Bar. Las Cajas de Imágenes: “Equipos y Accesorios del Bar” y “Los Utensilios del Bartender” y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección I Aspectos Preliminares: Lección 10 “La Carta de Cocteles”
Los bares que cuentan con una “Carta de Cocteles”, bien planificada y adaptada a las características tanto de sus clientes, como del negocio, cuentan con una ventaja que no se puede pasar por alto. Su diseño debe ser orientado hacia ayudar al cliente a seleccionar los tragos que prefiera y también ayudar al bartender en su gestión de ventas.
La clave del éxito de la carta de cocteles es la de la selección de los tragos que presenta y su diseño debe armonizar con el ambiente y la atmósfera del establecimiento, debe ser atractiva, y sobre todo ser una excelente herramienta de ventas de los tragos del bar.
La información contenida en la Lección incluye: La Carta de Cocteles. Datos de Interés Sobre la Carta de Cocteles. Recomendaciones para el Diseño de la Carta de Cocteles. Y las Cajas de Imágenes “La Carta de Cocteles” y “La Selección del Cliente” y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección II Aspectos Administrativos. Lección 1 “Las Funciones de Compras a Suministro”
El área administrativa correspondiente a Compras, Recepción, Almacenaje y Suministro, requiere de una intensiva revisión de los procedimientos operacionales utilizados en el bar. Si no se lleva una adecuada gestión administrativa, la implementación de los controles del bar, no darán los resultados que se esperan.
Los puntos de control, representan procedimientos que contribuyen a una gestión más eficiente de esta importante área de la operación. Estos procedimientos deben estar establecidos de una manera práctica y funcional en cada una de las áreas administrativas del bar. Se requiere evaluar los procedimientos operacionales de compras, recepción, almacenaje y suministro y hacer las recomendaciones pertinentes para lograr una gestión efectiva de la administración del bar.
El personal responsable, debe ser adecuadamente capacitado y asegurarse que los procedimientos se realicen de una manera consistente y que todos los empleados cuenten con todo lo necesario para ejecutar eficientemente sus labores.
La información contenida en la Lección incluye: Las Funciones de Compras a Suministro. Establecimiento de Puntos de Control. Imagen y Procedimiento Sistema Máximo – Mímimo y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección II Aspectos Administrativos. Lección 2 “La Selección de los Productos”
La selección de los productos, depende de las características de la información aportada por el “Menú del Bar” del establecimiento, que está asociada a cuáles son las bebidas de preferencia y que siempre piden los clientes del bar.
En la lección, se revisan las principales bebidas alcohólicas que se comercializan en un bar y cuáles son las consideraciones que se deben tomar en cuenta para su adquisición y suministro del inventario de botellas del bar: Cervezas, vinos, destilados o bebidas espirituosas.
La información contenida en la Lección incluye: Selección de los Productos. Cervezas. Vinos. Destilados. Carrusel de Imágenes “Muestras de Productos del Bar” y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección II Aspectos Administrativos. Lección 3 “Compra de Bebidas Alcohólicas”
Las compras de bebidas alcohólicas del bar, es el primer paso a tomar, en el procedimiento de revisión y análisis necesario para la gestión administrativa de la operación de bebidas. El objetivo primario, es el de adquirir los licores y bebidas más cónsonos para la actividad del bar. Esto incluye la selección de los productos y marcas más adecuados según la definición del menú del bar. Es importante implementar ciertos procedimientos operacionales que contribuyen con una sana y efectiva gestión de compras: Centralización de las compras. Distribución de las copias de los pedidos al responsable de la recepción de la mercancía y a la administración de la empresa, para el procesamiento del pago del proveedor.
Implementar el “Ciclo de Compras”, a fines de mantener una consistente secuencia administrativa de los pasos a seguir, desde que se realiza el pedido, hasta que el mismo es recibido en las instalaciones del bar. Esto se conoce como el “Rastro de Auditoría”. Utilizar los procedimientos de niveles óptimos de inventario para el almacenaje, suministro y control de los productos del depósito.
La información contenida en la Lección incluye: Compras de Bebidas Alcohólicas. Errores Comunes en la Gestión de Compras. El Ciclo de Compras. Carrusel de Imágenes “Asuntos de Seguridad de Compras”, “Reducción de Costos de Compras” y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección II Aspectos Administrativos. Lección 4 “Recepción de Bebidas Alcohólicas”
El procedimiento de recepción de los productos de un bar, requiere del dominio por parte del personal responsable del cargo, de los procedimientos a seguir para la apropiada recepción de los productos e insumos que requiere la operación y adicionalmente, del conocimiento de los productos de uso frecuente en el bar.
El empleado responsable de la recepción, debe estar adecuadamente capacitado y contar con todo lo necesario para realizar sus funciones de manera eficiente. Los licores son costosos y requieren de una alta inversión y es importante que se establezcan controles apropiados cuando se reciben en el establecimiento.
Hay dos procedimientos claves en el proceso de recepción de los productos: Primero, la comparación de la orden de compra, o pedido con los documentos de entrega del proveedor, para luego constatar lo físico de lo despachado con lo recibido. El siguiente paso es la elaboración del “Informe Diario de Recepción”, donde se registran todos los productos recibidos durante el día y es una importante fuente de información tanto para compras, como para administración.
La información contenida en la Lección incluye: El Proceso de Recepción de Bebidas Alcohólicas. Formato “Registro Diarios de Recepción” y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección II Aspectos Administrativos. Lección 5 “Almacenaje de Bebidas Alcohólicas”
El objetivo del almacenaje de los productos del bar, es el de su resguardo, el mantenimiento de su calidad y la implementación de procedimientos eficientes para el control de los niveles de inventario de los productos. La selección y entrenamiento del personal del depósito de licores, son pasos muy importantes en el control de los mismos. Se deben implementar métodos adecuados para el control de los productos y evitar robos y fraudes. Un estricto control de los niveles de inventario de los productos, así como su manejo desde la recepción de los mismos, hasta su suministro, es un objetivo clave en los procedimientos de control del almacenaje de bebidas alcohólicas. La toma de inventarios físicos, así como su comparación con el inventario perpetuo, es una fase importante en el control de los productos. Se incluye el “Índice de Rotación de Inventario”, el cual es un indicador requerido para que la gerencia del establecimiento de bebidas, tenga una adecuada visión del manejo de los niveles de inventario.
Se deben tomar consideraciones especiales para el almacenaje de cervezas y vinos dadas las especiales características de almacenaje que requieren.
La información contenida en la Lección incluye: Los procedimientos de control recomendados del depósito de bebidas, el marcaje de las cajas de los productos durante la recepción, la implementación del uso de las “Tarjetas de Inventario” para el control de los productos de alto valor, una imagen del “Índice de Rotación de Inventario” y el quiz de preguntas de “selección múltiple” y de “verdadero y falso”.
Sección II Aspectos Administrativos. Lección 6 “Suministro de Bebidas Alcohólicas”
El suministro de bebidas alcohólicas se refiere al procedimiento a través del cual, se entregan las botellas que van a requerirse en un turno de trabajo, del depósito al bar. Es importante contar con un procedimiento que garantice un estricto control desde el procedimiento del pedido y la entrega de los productos requeridos para las ventas del turno. El procedimiento de suministro implica suministrar las botellas que se requieran por producto y marca, en las cantidades determinadas por la toma de inventario y el par stock correspondiente.
Se recomienda incluir medidas adicionales de seguridad como el intercambio de botellas vacías por botellas llenas y el uso de sellos de identificación de las botellas del negocio. Toda solicitud de suministro de botellas del bar, debe ir amparada por una requisición autorizada.
Adicionalmente al video, texto e imágenes, se presenta en la Lección 6, se presentan una imagen del “Formato de Pedidos Par” y el quiz de preguntas de “selección múltiple” y de “verdadero y falso”.
Sección II Aspectos Administrativos. Lección 7 “Control de Inventarios”
En el negocio de bebidas, motivado al alto costo de los productos, es necesario llevar un estricto control de las existencias, tanto en el depósito como en el bar. Se utilizan dos sistemas: El “Inventario Perpetuo” y “El Inventario Físico”. El primero, conocido también como inventario en libros, se usa para llevar un registro del número de botellas de productos en existencia, su movimiento de entradas y salidas y de su respectivo valor en términos monetarios. El inventario físico es un conteo directo de los productos, incluyendo botellas parcialmente llenas y sirve para corroborar que los movimientos de los registros del inventario perpetuo, coinciden con la realidad.
Ambos inventarios deben coincidir. Se deben utilizar los procedimientos más efectivos para llevar un preciso control de los productos del bar.
Adicionalmente al video, texto e imágenes, se presenta en la Lección 7: Control de Inventarios. Procedimientos de Inventario Físico e Inventario Perpetuo y las Cajas de Imágenes “Seguridad de los Licores” y “Organización del Depósito”, así como el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección III Procedimientos de Control del Bar. Lección 1 “El Proceso de Control ”
El proceso de control, representa una serie de actividades coordinadas, que permiten asegurar que los resultados obtenidos en la operación, coincidan con los resultados esperados, o previamente planificados. Esto permite a la gerencia determinar cómo va marchando el negocio y si se están alcanzando los objetivos previamente fijados. La aplicación del proceso de control de una operación de bebidas alcohólicas, permite llevar bajo un esquema diario: el control de los costos, ventas, ingresos, e inventarios de los productos del bar. Al fijarse los estándares en el proceso, se determina cuanto alcohol ha debido consumirse por producto, según las ventas del turno, o del día.
Esta información se compara con los ingresos de caja, para confirmar que no hubo desviaciones a lo planificado.
Adicionalmente al video, texto e imágenes, se presenta en la Lección 1, el diagrama de flujo y audio de los “Pasos Básicos del Proceso de Control”, así como el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección III Procedimientos de Control del Bar. Lección 2 “Control de los Productos ”
El “Control de los Productos”, implica controlar la calidad y los costos. El primer paso del sistema de control implica la fijación de estándares. Por ejemplo, se puede establecer un estándar de tamaño del trago de 1,5 onzas, a fines de darle consistencia a la calidad de los tragos y un adecuado retorno a la inversión de los dueños. El estándar es la base del rendimiento de la operación, ya que permite comparar el rendimiento esperado con el rendimiento real y tomar acciones correctivas, en caso de encontrar desviaciones. Hay otros estándares como las “Recetas Estándar” y que requieren el uso de instrumentos de medición, para mantener la consistencia en el tamaño del trago. Un punto importante en el control de los productos, es el establecimiento de los “Niveles Par”, también conocidos como “Par del Bar”, o “Par Stock”.
Este estándar permite mantener un nivel de inventario óptimo en el bar, ya que garantiza la existencia de un producto determinado, incluso en los períodos de más alto consumo en el bar.
La información contenida en la Lección incluye: Objetivos del Control de los Productos. Establecimiento de Estándares. Herramientas de Control de Porciones y Procedimientos. La Cristalería del Bar. Nivels Par o Par Stock. Imagen de Receta Estándar. y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección III Procedimientos de Control del Bar. Lección 3 “Control de Ventas y Ganancias”
El “Control de Ventas y Ganancias” del bar, se refiere a la interrelación entre los costos, ventas y ganancias en las operaciones del bar. Tiene como objetivo mantener los costos tan bajo como sea posible. Para determinar el costo de los productos se usa la siguiente fórmula:
Costo de Productos Vendidos = Inventario Inicial + Compras – Inventario Final Este es un costo variable, ya que es afectado por el volumen de ventas. El costo se ajusta según las transferencias a favor, o en contra del saldo de la cuenta. También se revisan ciertos factores que pueden afectar el alto costo de bebidas.
A través de Registro y Análisis de Ventas, se puede garantizar que el negocio reciba todos los ingresos que debe recibir por concepto de ventas. Esto se logra al conocer cuántos ingresos potenciales deben recibirse según las ventas.
La información contenida en la Lección incluye: Control de Ventas y Ganancias. Determinación del Costo de Los Productos. Factores que Afectan el Alto Costo de Bebidas. Registro y Análisis de Ventas. Calas de Imágenes “Control de Ventas del Bar” y “Control de las Ganancias del Bar” y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección III Procedimientos de Control del Bar. Lección 4 “Establecimiento de Costos Estándar de Tragos”
En esta Lección se determinan los procedimientos a seguir para determinar los costos de los tragos. Se ven los métodos a usar para tragos secos, mezclas sencillas y cocteles. Se ofrecen ejemplos de los cálculos a realizar, así como formatos de muestra de referencia.
La información contenida en la Lección incluye: Establecimiento de Costos Estándar de Tragos. Tragos Secos y Mezclas Sencillas. Mezclas y Cocteles. Formato Costos Estándar para Tragos Secos. Formato Tarjeta de Detalles y Costos de Recetas Estándar. y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección III Procedimientos de Control del Bar. Lección 5 “Establecimiento de Precios Estándar de Tragos”
Al calcular los costos estándar de los tragos del bar, se pueden calcular los precios de venta estándar. Unas efectivas herramientas para esto son los procedimientos: “Tarjeta de Costos Estándar” y la “Lista de Preciso para Tragos”. Al estandarizar los precios de venta bajo un formato estándar, se mantiene una relación de los costos y de las ventas bajo un esquema planificado. Un trago preparado bajo los lineamientos de una receta estándar, puede tener una relación costo-venta de un 20 % por ejemplo. Esto va a ser un indicador de cuánto va a ser la ganancia cada vez que se venda un trago.
Es necesario planificar el cálculo de los costos de los ingredientes y el procedimiento de elaboración de los tragos, para obtener estos resultados. Al relacionar los costos de los tragos con sus precios de venta, esto va a lograr un efecto planificado en las ganancias brutas de la operación, lo cual permite a la gerencia la posibilidad de planificar y de mantener niveles de ganancia aceptables.
La información contenida en la Lección incluye: Establecimiento de Precios Estándar. Formato “Lista de Costos Estándar y Precios de Venta para Tragos”. Imagen “Fórmulas de Fijación de Precios del Bar”. “Gráfico de Fijación de Precios del Bar” y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección III Procedimientos de Control del Bar. Lección 6 “Costos Reales de Bebidas. Cálculos Diarios”
El gerente del bar requiere de un procedimiento práctico que le permita calcular de manera razonablemente exacta, el costo diario real de las bebidas. Para cada turno, el costo de las bebidas registradas en el formato de requisición de bebidas, representa el costo real de bebidas del turno.
Es preferible para fines de control, determinar los costos por turno. A la cifra del costo de botellas llenas, se le puede añadir el costo de las botellas parcialmente consumidas en el turno. El procedimiento a seguir, depende de la exactitud de la información que requiera la gerencia. Existen procedimientos paso a paso, para calcular el costo diario de las bebidas. Esta información, va a permitir comparar el costo real de bebidas con el estándar y con el presupuesto operacional.
Si se llevan estos controles por turno, es más efectivo el control, ya que permite comparar el rendimiento del turno, con el rendimiento, o costo real de bebidas incurridas en el turno, con el costo de turnos de períodos anteriores. Igualmente, permite implementar procedimientos de control por bartender con turnos anteriores, o su rendimiento individual con el promedio de rendimiento de todos los bartenders del bar.
La información contenida en la Lección incluye: Porcentaje de Costo de Bebidas. Ganancias Brutas. Formato “Porcentaje de Costos Diarios de Bebidas”. y el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección III Procedimientos de Control del Bar. Lección 7 “El Auditor del Bar”
El “Auditor del Bar”es el empleado cuya función es la de supervisar el correcto funcionamiento de las operaciones del bar, principalmente en establecimientos donde existen altos volúmenes de operaciones en períodos pico durante la semana.
Es el responsable directo del control de los inventarios de los productos del bar, tanto a nivel de botellas como de tragos. Sus funciones incluyen la supervisión del cumplimiento de los procedimientos de control de las operaciones del bar, establecidos por la gerencia.
La información del contenido de la Lección incluye: Listado de las responsabilidades del cargo del “Auditor del Bar”, el Carrusel de Imágenes El “Auditor del Bar”, así como el quiz de preguntas de “Selección Múltiple” y de “Verdadero y Falso”.
Sección III Procedimientos de Control del Bar. Lección 8 “Formatos de Control del Bar”
Los procedimientos de control del bar son presentados en formatos estándar de control que pueden ser ajustados a las características propias, o necesidades de control de cada establecimiento de bebidas.
Se presentan las siguientes muestras de formatos y procedimientos: Control de Niveles de Inventario de Botellas. Tabla de Conversión de Medidas del Bar. Formato de Cálculo de Costo de Cocteles. Formato de Cálculo del Par Stock del Bar. Formato de Requisición de Licores al Depósito. Hoja de Control de Inventario de la Barra. Check List del Bar. Formato de Rendimiento del Bartender.
Sección III Procedimientos de Control del Bar. Lección 9 “Procedimientos de Control del Bar”
El contenido de alcohol de las botellas es preestablecido y por ende, se puede estimar el número de tragos que cada botella puede rendir bajo un esquema de estandarización del tamaño del trago. Una vez determinado el costo del trago. Adicionalmente, se puede calcular el valor de ventas potenciales de cada botella, lo que permite calcular, junto a los costos, el valor de las ventas potenciales del turno. Esto permite implementar procedimientos de control que llevados de manera diaria, sirven para llevar estrictos controles por turno, por período y por bartenders. Igualmente permite comparar los rendimientos actuales con períodos anteriores. Estas opciones permiten que el gerente del bar pueda seleccionar los procedimientos de control que más se ajuste a las características de su bar y a sus requerimientos específicos de control.
Los procedimientos de control mostrados en esta Lección incluyen lo siguiente: Método del Porcentaje del Costo. Cálculo de Costos y Ventas de Bebidas con Ajustes. Cálculo de Costos Diarios de Bebidas. Cálculo de Costos Diarios de Bebidas con Ajustes por Diferencial. Costo Estándar de Bebidas. Hoja de Inventario de Licores de la Barra. Hoja de Control de Ventas y Ganancias del Bar. Cálculo de Valores de Ventas de Botellas.
Omar J. Hoyer Gerencia de A&B 